L’istituto del Whistleblowing è finalizzato a favorire la diffusione della cultura dell’etica nel rispetto dei principi di legalità e buon andamento della Pubblica Amministrazione fissati dall’art. 97 della Costituzione.
Il presente regolamento ha come scopo quello di disciplinare la procedura di gestione delle segnalazioni di illeciti nell’ambito della Camera di Commercio di commercio di Cagliari-Oristano (di seguito Camera di Commercio) e di rendere note le modalità con cui l’Ente garantisce le tutele del segnalante introdotte dal recente Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24 che regola l’attuazione della direttiva UE 2019/1937, del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea.
La nuova disciplina è orientata, da un lato, a garantire la manifestazione della libertà di espressione e di informazione, che comprende il diritto di ricevere e di comunicare informazioni, nonché la libertà e il pluralismo dei media. Dall’altro, è strumento per contrastare (e prevenire) la corruzione e la cattiva amministrazione nel settore pubblico e privato.
Il Regolamento è redatto in conformità alle “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali - procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” adottate con delibera dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) n. 311 del 12 luglio 2023, così come formulate e pubblicate a seguito del parere favorevole del Garante per la protezione dei dati personali.
Con l’espressione Whistleblower si fa riferimento a:
- dipendenti camerali;
- collaboratori e consulenti con qualsiasi tipologia di contratto o incarico;
- lavoratori e collaboratori di imprese fornitrici di beni o servizi o che realizzano opere in favore della Camera di Commercio;
- dipendenti di enti di diritto privato controllati dalla Camera;
- dipendenti dell'Azienda Speciale Centro Servizi Promozionali per le Imprese;
- volontari/tirocinanti;
- persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
che risultino testimoni o comunque a diretta e specifica conoscenza di condotte illecite poste in essere nell'ambito del rapporto di lavoro e decidano di segnalarle nell'interesse dell'integrità dell'Amministrazione.
Il whistleblower, ai fini del presente regolamento, viene denominato anche “segnalante”.
Sono oggetto di segnalazione le condotte ed i fatti illeciti di cui i soggetti elencati al paragrafo 2) siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. Per condotte illecite si intendono non solo i delitti contro la pubblica amministrazione, ma anche le situazioni in cui, nel corso dell'attività amministrativa, si riscontri l'abuso da parte di un soggetto del potere amministrativo a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati, nonché i fatti in cui venga in evidenza un malfunzionamento dell'amministrazione a causa dell'uso a fini privati, o comunque distorto, delle funzioni pubblicistiche attribuite. Non rientrano quindi nelle segnalazioni:
- meri sospetti o voci;
- rimostranze personali del segnalante;
- rivendicazioni attinenti al rapporto di lavoro o di collaborazione;
- rivendicazioni attinenti ai rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.
La segnalazione è fatta nell'interesse dell'integrità e della legalità dell’Ente e mai nell'interesse del segnalante.
La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata e fornire il maggior numero di elementi, a conoscenza del whistleblower, utili per procedere alle dovute verifiche e controlli, anche ai fini dell'individuazione degli autori della presunta condotta illecita.
La segnalazione pertanto deve contenere i seguenti elementi essenziali:
a) generalità del segnalante;
b) chiara e quanto più possibile completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
c) generalità dell'autore dei fatti, se conosciute;
d) eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti;
e) eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti;
f) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
I soggetti di cui al paragrafo 2) che intendono effettuare una segnalazione interna, utilizzano la piattaforma informatica https://caor.camcom.segnalazioni.net/ disponibile nella Sezione Amministrazione Trasparente “Segnalazioni di condotte illecite - Whistleblowing” del sito web camerale. Tale strumento garantisce l’assoluta riservatezza e la crittografia dei dati del segnalante e della segnalazione, in quanto accessibili esclusivamente dal soggetto ricevente.
La piattaforma consente la compilazione, l’invio e la ricezione delle segnalazioni di presunti fatti illeciti nonché la possibilità per il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) dell’Ente, che riceve tali segnalazioni, di comunicare in forma riservata con il segnalante senza conoscerne l’identità. Quest’ultima, infatti, viene secretata dal sistema informatico ed il segnalante, grazie all’utilizzo di un codice identificativo univoco generato dal predetto sistema, potrà “dialogare” con il RPCT in maniera spersonalizzata tramite la piattaforma informatica.
La segnalazione è ricevuta dal RPCT e gestita garantendo la riservatezza del segnalante. Il Responsabile, anche in relazione all’organizzazione interna dell’amministrazione, si avvale di un apposito gruppo di lavoro dedicato, soggetto agli stessi vincoli di riservatezza.
Il RPCT procede ad inoltrare al gruppo di lavoro il contenuto della segnalazione, dalla quale non è possibile risalire all'identità del segnalante. La piattaforma permette il dialogo tra il segnalante e il RPCT per richieste di chiarimenti o approfondimenti. La tutela dell'anonimato è garantita in ogni fase del processo di segnalazione.
Ove ne ricorra la necessità il RPCT può chiedere l’accesso all’identità del segnalante nei soli casi in cui ciò sia strettamente necessario nei termini disciplinati dalla normativa vigente.
Rimane impregiudicata la facoltà del segnalante di inoltrare la segnalazione direttamente all'Autorità giudiziaria competente o all'Anac (segnalazione esterna), se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'art. 4 del D.Lgs. 24/2023;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dello stesso art. 4 e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Non verranno considerate segnalazioni pervenute verbalmente, né utilizzando modalità diverse da quelle previste e sopra descritte.
Il RPCT avvia l’esame preliminare della segnalazione entro cinque giorni lavorativi per verificarne, alla luce di quanto riportato nel paragrafo 4) del presente Regolamento, i presupposti di ammissibilità.
Entro sette giorni dalla ricezione viene rilasciato alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione.
Il RPCT effettua la valutazione della sussistenza dei requisiti essenziali per poter accordare al segnalante le tutele previste. Una volta valutata l'ammissibilità della segnalazione, il RPCT avvia l'istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate.
L'istruttoria condotta dal RPCT consiste in un'attività "di verifica e di analisi" sui fatti segnalati. Se indispensabile, il RPCT richiede, tramite il canale dedicato nella piattaforma informatica, chiarimenti al segnalante e ad eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione con l'adozione delle necessarie cautele, a garanzia della riservatezza del segnalante e del segnalato. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici interni, o di altre amministrazioni pubbliche, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone, tramite audizioni e altre richieste, garantendo che le comunicazioni effettuate non consentano di risalire all’identità del segnalante o all’identità del soggetto o dei soggetti segnalati.
Il RPCT fornisce informazioni al segnalante sullo stato di avanzamento dell'istruttoria e conclude la propria istruttoria entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento. L'esito dell'attività istruttoria è comunicato al segnalante. In caso di manifesta infondatezza dei fatti oggetto della segnalazione il RPCT può decidere di archiviare la segnalazione. In caso contrario, qualora ravvisi elementi di non manifesta infondatezza del fatto, valuta, in relazione ai profili di illiceità riscontrati, a quali soggetti terzi competenti inoltrare la segnalazione - anche per l'adozione dei provvedimenti conseguenti - quali:
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- il Dirigente dell'ufficio in cui si è verificato il fatto per l'acquisizione di elementi istruttori, solo laddove non vi siano ipotesi di reato;
- l'Ufficio per i procedimenti disciplinari, per eventuali profili di responsabilità disciplinare;
- l'Autorità giudiziaria, la Corte dei Conti e l'Anac, per i profili di rispettiva competenza.
Nel caso di trasmissione all'autorità giudiziaria, all'Anac o al Dipartimento della funzione pubblica, il RPCT evidenzia che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l'ordinamento riconosce una tutela rafforzata della riservatezza ai sensi di quanto previsto al Capo II del D.Lgs. n. 24/2023. Il RPCT comunica al whistleblower a quale soggetto esterno o amministrazione la segnalazione sia stata trasmessa. Tale soggetto è da considerare, da quel momento, responsabile del trattamento dei dati.
Laddove, nel contesto di indagini penali e contabili, l'Autorità giudiziaria o contabile chiedano al RPCT, per esigenze istruttorie, di conoscere l'identità del segnalante, il RPCT può fornire tale indicazione, avvertendo preventivamente il segnalante.
I dati e i documenti oggetto della segnalazione vengono conservati a norma di legge, garantendo la massima riservatezza. Il RPCT traccia riservatamente l'attività istruttoria svolta assicurando la conservazione delle segnalazioni e di tutta la correlata documentazione di supporto in caso di archiviazione per un periodo di non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del sopra citato decreto e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento UE 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del D.Lgs. n. 51 del 2018.
Il RPCT indica, con modalità tali da garantire la riservatezza dell'identità del segnalante, il numero di segnalazioni ricevute e il loro stato di avanzamento nella "Relazione annuale del responsabile della corruzione e della trasparenza sui risultati dell'attività svolta".
La Camera di commercio di Cagliari-Oristano assicura la tutela del segnalante garantendone la riservatezza dell’identità. In particolare, si prevede che:
- il segnalante non possa essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro determinata dalla segnalazione;
- l'identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, non può essere rivelata senza il consenso espresso della stessa persona segnalante ed è nota esclusivamente al RPCT, fatte salve le ipotesi previste dall’art. 12 del D.Lgs. 24/2023. In particolare:
- nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del Codice di procedura penale;
- nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
- nell’ambito del procedimento disciplinare l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rilevazione della propria identità.
Per una maggiore tutela il divieto di rivelare l’identità del segnalante è da riferirsi anche a tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalante.
La riservatezza viene garantita anche nel caso di segnalazioni - interne o esterne - effettuate in forma orale attraverso linee telefoniche o, in alternativa, sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto con chi tratta la segnalazione.
Si tutela la riservatezza del segnalante anche quando la segnalazione perviene a personale diverso da quello autorizzato e competente a gestire le segnalazioni, al quale, comunque, le stesse vanno trasmesse senza ritardo.
In due casi espressamente previsti dal D.Lgs. 24/2023, per rivelare l’identità del segnalante, oltre al consenso espresso dello stesso, si richiede anche una comunicazione scritta delle ragioni di tale rivelazione:
- nel procedimento disciplinare laddove il disvelamento dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
- nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
- la segnalazione e la documentazione ad essa allegata è sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli articoli 22 e seguenti della Legge n. 241/1990 e ss.mm.ii., nonché di accesso civico generalizzato di cui all’art 5, comma 2, del D.Lgs. n. 33/2013.
La comunicazione può avvenire da parte del segnalante o anche dalle organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative all’interno dell’amministrazione dove le misure ritenute ritorsive sono state adottate.
Le misure di protezione si applicano, ai sensi dell’art. 3, comma 5 del D.Lgs. 24/2023, anche ai seguenti soggetti:
- facilitatore, ossia alla persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
- persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
- colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente.
La tutela non trova applicazione nei casi previsti dall’art. 16, comma 3, del D.Lgs. n. 24/2023, quando la segnalazione riporti informazioni false, rese con dolo o colpa grave. La presente procedura, infatti, lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.
